Posts sobre Tecnologia da Informação - Página 2 de 4 - Auditoria Interna, Auditoria Contínua e Data Analytics

Microsoft Flow: Ganhe Tempo no Trabalho

Microsoft Flow é uma ferramenta disponível no Office 365 para automatizar tarefas dentro da solução cloud da Microsoft. Trabalhe menos, faça mais! Ganhe tempo no Trabalho eliminando tarefas repetitivas.

Assim como no RPA, o Microsoft Flow executa tarefas repetitivas automaticamente. A partir de uma condição pre definida, ele pode executar ações como: enviar um e-mail, salvar um arquivo no One Drive, ou atualizar uma lista do Sharepoint.

A plataforma segue o princípio codeless e mira o usuário sem conhecimento de programação ou TI. Sem nenhuma linha de códigos é possível criar automações e até mesmo aplicativos mobile. Para isso, basta clicar e arrastar os objetos.

Flow: clique e arraste para definir o fluxo desejado.

Além disso, fertamenta possui vários modelos prontos. Basta escolher um modelo e fazer pequenos ajustes. Por exemplo: você pode solicitar a aprovação de um chamado. Pode até mesmo solicitar a confirmação de um parecer de Auditoria. Basta usar o modelo de aprovação por email (disponível gratuitamente no portal).

A vantagem é que ele é completamente integrado com os demais aplicativos do Office 365: Outlook, SharePoint, Forms, To Do, Planner, Teams, Power Apps, Power BI, One Drive, Active Directory e etc..

Automatize com a Power Platform

O conjunto Power Apps, Flow e Power BI vêm sendo chamado de Power Platform e é especialmente interessante. Combinando as ferramentas é possível coletar e divulgar dados com muita facilidade e segurança. O controle de acessos é feito através do Azure Active Directory e apenas usuários com acesso ativo ao domínio da empresa podem acessar, após a concessão do proprietário do app.

É possível verificar o usuário logado no Active Directory e controlar o acesso um app, limitar informações na tela ou até determinar quem é o gerente do usuário.

Todas as outras informações do Azure podem ser utilizadas. É possível enviar emails, preencher listas automaticamente e inúmeras outras ações automatizadas dentro do Office 365.

O Flow é compatível com o Big Data. Também é possível conectar em fontes de dados fora da nuvem como servidores SQL Server on premise. Há uma ferramenta de gateway que faz a conexão do on premise com o cloud. Dados não estruturados também não são problema: você pode carregar dados do Excel, One Drive e Sharepoint por exemplo.

Há um crescente número de conectores para dados externos desenvolvidos pela comunidade como: Google Analytics, Google Agenda, Sales Force, AWS e etc.

O fluxo automático é executado de forma contínua e possui log de execuções. No menu meus fluxos é possível testar a execução de um fluxo simulando a ação que você deseja automatizar ou uma ação recente.

Siga o perfil oficial do Flow no Twitter.

O novo cenário de self-service data, trabalho ágil e Cibercultura nas organizações cria novos desafios para a Auditoria Interna, principalmente em Tecnologia da Informação. Temos que ser ágeis e acompanhar a evolução da tecnologia e a quebra de paradigmas.

Você está preparado para ganhar tempo automatizando tarefas desnecessárias? Seu time é disruptivo e inovador?

Auditoria ou Auditar vem da raiz em latim audire que significa ouvir. Um significado mais abrangente seria: analisar, mapear padrões e desvios e identificar a causa de um problema.

Mapear a causa raiz de um problema é um grande desafio visto que esta é bem diferente de uma justificativa ou simples admissão de responsabilidade.

Trata-se do fato gerador do apontamento. Porém – que realmente levou à este desvio? Qual controle falhou para a materialização do risco?

Auditoria Contínua

A Auditoria Contínua é ainda mais desafiadora. Como uma máquina pode identificar problemas, falhas e até mesmo fraudes sem o julgamento humano?

Entender como auditar problemas ou fraudes a partir de padrões é condição sine qua non para automatizar testes de Auditoria Interna. Aliás, esta expressão também é latina:

sine qua non: Sem à qual não há razão de ser
latim, wikipedia

Técnicas

Existem muitas técnicas para identificar outliers. Mas, vejamos duas óticas de análise:

Aderência à regras

Quando um processo possui um fluxo e regras bem definidas, é muito fácil comparar prática e teoria. Primeiramente, podemos simplesmente testar a aderência às regras.

Por exemplo, ao analisar os pedidos de compra da Companhia uma das preocupações pode ser a alçada de aprovação.

Assim sendo, caso exista uma política de alçadas, é simples comparar se a aprovação de um pedido de R$ 2.000,00, por exemplo, foi aprovado por alguém com alçada suficiente.

Identificando padrões e desvios

Um processo estabelecido compreende uma ação ou conjunto de ações constantes – rotina. Portanto, se é possível identificar um padrão de periodicidade, vale a pena avaliar os casos que fogem à regra.

Na contabilidade por exemplo, existem tipos de documentos e contas contábeis específicas para cada situação. Conhecer estes padrões permite identificar exceções e identificar erros nos lançamentos.

O erro operacional, a ineficiência e até mesmo fraude – todos têm uma dimensão em comum: a rotina.

‘Corrupção” vem do latim “rumpere”, ou romper, quebrar. Da mesma origem latina vem a palavra “rota”, através de “ruptura”, que virou “rupta” (um caminho aberto) no latim vulgar e está na origem do francês “route”, rota, e também de “rotina”. “Corrupção” e “rotina” vão se encontrar…
Luís Fernando Verríssimo (O Globo, 13/04/04)

Geralmente, na auditoria, são os outliers (casos que fogem do padrão) que indicam problemas, possibilidades de melhoria ou desvios de conduta.

Auditoria Contínua: identificando padrões, outliers e causa raiz — Outliers em vermelho (Khan Academy)

Implantar um código de ética na empresa, é essencial para o aculturamento dos colaboradores. Parte de um programa de ética, o código especifica claramente qual é a conduta esperada do colaborador, o que ele não deve fazer e como ele será responsabilizado no caso de desvios.

O Discurso do Método na Auditoria

Em 1637, o filósofo e matemático francês René Descartes definiu 4 passos para desenvolver um raciocínio. Esses quatro passos podem orientá-lo na identificação de problemas. São eles:

Receber escrupulosamente as informações, examinando sua racionalidade e sua justificação. Verificar a verdade, a boa procedência daquilo que se investiga – aceitar o que seja indubitável, apenas. Esse passo relaciona-se muito ao ceticismo.
Análise, ou divisão do assunto em tantas partes quanto possível e necessário.
Síntese, ou elaboração progressiva de conclusões abrangentes e ordenadas a partir de objetos mais simples e fáceis até os mais complexos e difíceis.
Enumerar e revisar minuciosamente as conclusões, garantindo que nada seja omitido e que a coerência geral exista.

Enablers da Auditoria Contínua

Em conclusão, para aprender mais sobre Auditoria Contínua, procure obter conhecimentos específicos de Tecnologia da Informação, uso de ferramentas de Audit Analytics e Data Science para facilitar essas análises na auditoria interna.

Referências sobre padrões e desvios

Outliers in scatter plots (Khan Academy, 15/08/2019)

Corruptelas (Veríssimo, O Globo 13/04/14)