Auditoria Contábil: Principais Transações SAP

Auditoria Contábil: Principais Transações do SAP

Auditoria Contábil: você conhece as principais principais transações do sistema SAP? Como consultar lançamentos de uma conta do razão? Quais pagamentos foram realizados para um fornecedor específico? Quais lançamentos para clientes em um determinado período? Como gerar relatórios da contabilidade gerencial?

Já ficou aguardando uma resposta do departamento de Contabilidade porque todos estavam inacessíveis, focados no fechamento contábil?

Alguns relatórios padrão já estão disponíveis se o seu perfil do SAP foi corretamente configurado. Não é necessário solicitar para a Controladoria uma extração de base, se você mesmo pode consultar as informações de que necessita.

Muito comum nas empresas, o sistema SAP é um ERP desenvolvido em 1972 na Alemanha por cinco ex-funcionarios da IBM. Veja abaixo algumas transações úteis na auditoria:

FBL1N – Partidas Individuais da Conta do Fornecedor 

Lançamentos em contas de Fornecedor. Na FBL1N é possível listar lançamentos compensados, ou à compensar para fornecedores. Utilizando os filtros, pode-se verificar um fornecedor específico à partir do código de fornecedor, uma nota fiscal à partir da referência ou todos os lançamentos de um período.

FBL3N – Partidas Individuais da Conta do Razão 

Lançamentos em contas do razão. Conhecendo o plano de contas, é possível listar todas as partidas de uma conta contábil (Aluguéis, Descartes, Ativos…), ou grupo de contas (Receita, Despesa etc..)

FBL5N – Partidas Individuais da Conta do Cliente

Lançamentos em contas de cliente.

FB03 – Exibir Documento Contábil

Exibir documento contábil. Use o número do documento contábil, empresa e ano de exercício para consultar um lançamento específico.

FS10N – Saldo Contábil

Exibir saldo contábil por número de conta, empresa e período.

Como exportar relatórios no SAP?

Há pelo menos duas formas:

  • Exportar relatório: visualizando os dados na própria transação, você pode exportar relatórios em vários formatos: planilha, arquivo texto delimitado e etc..
  • Executar em background: para não onerar o sistema é possível agendar uma tarefa (job) e deixar que o sistema controle a execução. Desta forma, o relatório é gerado na íntegra mesmo que você saia da tela ou o tempo limite de sessão se esgote.

Um conhecimento mais aprofundado de como o SAP estrutura as informações em tabelas, pode permitir outros tipos de extração: SQVI, SE16, transações Z (customizadas em ABAP), conectores específicos para data analytics. Essas formas são especialmente úteis na criação de testes de Auditoria Contínua e automatização de processos (RPA) – quando o volume de dados é muito grande.

As ferramentas de análise de dados estão cada vez mais oferecendo opções de conexão com sistemas ERP como o SAP. A Microsoft por exemplo já disponibiliza uma opção de conexão com o SAP no Power BI do Office 365.

Leia mais no SAP Community.

Como Mapear Problemas e Chegar à Uma Resolução na Auditoria Interna?

Como mapear problemas e chegar à uma resolução para mitigar riscos?

Este dilema é natural da vida e abrange todos os campos: pessoal, familiar, profissional e até mesmo corporativo.

Se você é auditor interno, auditor externo, consultor de riscos ou profissional de compliance você talvez utilize outros termos: “identificar falhas de controle, mapear GAPS, mitigar riscos materializados”.

Apontamentos são essencialmente problemas.

Na sua companhia, você já deve ter se deparado com projetos, normalmente realizados por consultorias, para adequar processos ou resolver problemas que ninguém conseguiu até agora.

São inúmeras metodologias, que normalmente trazem consigo neologismos e uma sopa de letrinhas: 5W2H, LEAN, KANBAN, Ishikawa, SCRUM, Pareto (8020), SWOT, SMART

Em 1637, o filósofo e matemático René Descartes se propôs a definir um método de raciocínio lógico para a resolução de problemas. Na matemática, seu nome deu origem ao plano cartesiano. Já na filosofia, podemos citar o pensamento cartesiano. Em seus escritos, Descartes propôs 4 passos simples para a resolução de qualquer problema.

Existe um método infalível para resolver problemas?

Trata-se de um algoritimo que é base para a maioria das metodologias citadas anteriormente.

Veja os 4 passos descritos por ele para mapear problemas:

  • Ceticismo
  • Categorização
  • Priorização
  • Revisão

Qual é a aplicação prática disto? Vejamos cada um deles…

1 – Ceticismo

Nem tudo é verdade!

Ao mitigar riscos, toda afirmação é falsa até que se prove o contrário. O ceticismo é uma poderosa ferramenta de análise na identificação de problemas. Ele evita que premissas falsas sejam assumidas como verdadeiras e comprometam toda a análise.

Receber escrupulosamente as informações, examinando sua racionalidade e sua justificação. Verificar a verdade, a boa procedência daquilo que se investiga – aceitar o que seja indubitável, apenas.

René Descartes, Discurso do Método

Ao mapear problemas, procure validar cada argumento, declaração e regra. Mesmo que exista um manual técnico, uma política corporativa, será que no dia a dia essas regras são cumpridas? Existe algum controle que impeça o descumprimento dessa regra? Este controle interno funciona?

Antes de partir para o próximo passo pergunte-se: este problema é realmente um problema? Preciso gastar tempo e recursos para análise? Qual a probabilidade de isso ocorrer? Se ocorrer qual seria o impacto? Isto está claro na minha matriz de riscos?

2- Categorização

Divida o desafio em partes

Dividir para conquistar – você já ouviu isso! Dividir um problemão em probleminhas ajuda a ter uma visão do todo. Fica mais fácil categorizar, definir prioridades, papéis e responsabilidades.

Análise, ou divisão do assunto em tantas partes quanto possível e necessário

René Descartes, Discurso do Método

Qual é a origem? Interna ou externa? Vem de uma obrigação legal (compliance)? Uma nova lei?

Consigo resolver a questão sozinho ou há dependência de mais alguém? A dependência é interna ou externa?

Qual é o grau de complexidade destas atividades? Qual delas atacarei primeiro?

3- Priorização

Do mais simples para o mais complexo

Inicie pelas tarefas mais simples.

Síntese, ou elaboração progressiva de conclusões abrangentes e ordenadas a partir de objetos mais simples e fáceis até os mais complexos e difíceis.

René Descartes, Discurso do Método

Segundo Pareto, em termos simples, 80% do resultado está em 20% do trabalho. Porém iniciar por atividades mais simples e triviais ao identificar falhas, permite que você complete a maior parte do trabalho em pouco tempo.

A resolução traz satisfação pessoal e motivação para resolver os próximos passos necessariamente mais complexos.

4- Revisão

Revisar todos os passos

A revisão meticulosa do que foi feito evita o retrabalho e permite identificar falhas. Nenhuma obra prima saiu de primeira. Aceite! Revise e procure por erros e desatenções no seu programa de testes.

Enumerar e revisar minuciosamente as conclusões, garantindo que nada seja omitido e que a coerência geral exista.

René Descartes, Discurso do Método

Se algo não está funcionando após algumas tentativas: pare! Tome um café, converse sobre um assunto de interesse pessoal.

Quando retomar o assunto, revise sua análise e mude de estratégia. Repetir análises incorretas trazem os mesmos resultados errados.

Parece desnecessário falar isso, mas as vezes entramos em looping ao tentar resolver desafios: executamos insistentemente o mesmo passo a passo esperando resultados diferentes.

Mapear padrões para resolver desafios, corrigir processos e mitigar riscos exige treino e metodologia.

Referências Bibliográficas

O Discurso do Método, René Descartes (E-book Amazon)