Microsoft To Do: Organize Tarefas e Ganhe Tempo

Microsoft To Do: Organize Tarefas e Ganhe Tempo

Microsoft To Do é um aplicativo do Office 365 para criar listas de tarefas. Ganhe tempo e aprenda a usar esta ferramenta.

Microsoft To Do: Ganhe Tempo e Organize Suas Tarefas

Organize as tarefas por prioridade. Saber definir o que fazer primeiro é muito importante. A priorização é fator chave para concluir o que é mais importante primeiro.

As tarefas do Outlook são sincronizadas com o To-Do. Segundo a Microsoft, os dados “são criptografados em trânsito e nos servidores” em datacenters espalhados em todo o mundo.

Na tela principal “Meu Dia” você visualiza o que tem para fazer hoje. Aqui ficam as tarefas urgentes e importantes, por exemplo: uma reunião com fornecedor, finalizar uma apresentação ou enviar um relatório.

Microsoft To Do: Exemplo de Tarefas.

Para cada tarefa é possível especificar:

  • Descrição;
  • Status: pendente ou concluído;
  • Data de Conclusão: hoje, amanhã ou data específica;
  • Importância: marcar como importante.
Microsoft To Do: Opções de Configuração da Tarefa.

Como Decidir o Que Fazer Primeiro?

matriz de Eisenhower pode ajudá-lo a separar as tarefas por urgência e importância:

Matriz de Eisenhower: Importância x Urgência.

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de tomada de decisões criada por Dwight Eisenhower – general do exército americano e ex-presidente dos EUA (1953 – 1961). A matriz possui 4 quadrantes onde devemos alocar as nossas tarefas pendentes, de acordo com 02 dimensões (urgência e importância) combinadas em 04 categorias. Da esquerda para a direita, de cima para baixo:

  • Quadrante 1: Importante e não urgente;
  • Quadrante 2: Importante e urgente;
  • Quadrante 3: não importante e não urgente;
  • Quadrante 4: não importante e urgente.
Matriz de Eisenhower: Decida o Que Fazer Primeiro e o Que Pode Ser Delegado
  • Quadrante 1: Importante e não urgente – decida quando fazer!
  • Quadrante 2: Importante e urgente – faça imediatamente!
  • Quadrante 3: não importante e não urgente – deixe para depois!
  • Quadrante 4: não importante e urgente – delegue! Transfira a responsabilidade!

O quadrante 3 (nem urgente, nem importante) deve ser deixado para depois: defina uma data de conclusão distante. Deixe no backlog. Um lembrete pode ser útil para acompanhar esta pendência quando surgir um tempo.

O mesmo pode ser feito para o quadrante 1 (importante, mas não é urgente). Mas, é prudente deixar um prazo menor de conclusão. Programe-se a médio prazo.

De acordo com Eisenhower, o que está no quadrante 4 (urgente, mas sem importância) deve ser delegado. No Microsoft To Do é possível atribuir uma tarefa para outra pessoa.

Deixe as tarefas prioritárias no quadrante 2 (importante e urgente). Faça imediatamente!

No Office 365 as informações são integradas na nuvem e podem ser usadas em outros aplicativos como Microsoft Flow, Outlook, Planner, Teams e muitos outros.

Acesse a Ferramenta de organização, baixe o App e acesse pelo celular.

Veja alternativas de outras empresas: Google Keep, Evernote e Trello.

Como Ser Mais Produtivo?

Como ser mais produtivo? Estude! Existem muitas técnicas, teorias, metodologias e até pesquisas científicas sobre produtividade. Este artigo lista 07 coisas para ser mais produtivo, comprovadas pela ciência:

  1. Pare de fazer hora extra e aumente a sua produtividade;
  2. Não diga “sim” com tanta frequência;
  3. Pare de fazer tudo sozinho e permita que outras pessoas te ajudem;
  4. Pare de ser perfeccionista;
  5. Pare de fazer coisas repetitivas e comece a automatizá-las;
  6. Pare de adivinhar e comece a se basear nos dados;
  7. Pare de trabalhar e tenha um tempo para fazer “nada” criar:

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