ACL Analytics é uma ferramenta de auditoria muito conhecida para os profissionais de Auditoria Contínua. Como criar um script padrão?

ACL Analytics: Como Criar Um Script Padrão

ACL Analytics é uma ferramenta de auditoria muito conhecida para os profissionais de Auditoria Contínua. Trata-se de um software para a auditoria de dados. O ACL permite a análise atualizada e eficiente das informações da estrutura de uma gestão e a automatização de processos.

Todo trainee de BIG4 faz algum tipo de treinamento sobre essa ferramenta ou outra semelhante para compilar grande quantidade de dados. Dependendo das atividades diárias, deixamos de utilizá-la, acabamos esquecendo e perdendo um poderoso aliado de análise.

Mas, o ACL é grande aliado na auditoria de base de dados de todos os processos: fiscal, contábil, TI. Ele é especialmente útil em dados estruturados como relatórios extraídos do SAP ou SQL Server.

Atualmente o ACL é fornecido pela Galvanize e faz parte de uma plataforma maior de Governança Corporativa chamada Highbond.

Principais Comandos do ACL Analytics

Abaixo listei os comandos essenciais para criar um script básico no ACL Analytics:

  • COMMENT;
  • SET;
  • IMPORT;
  • OPEN;
  • DEFINE;
  • EXTRACT;
  • SUMMARIZE;
  • EXPORT;

Comando COMMENT

O COMMENT cria comentários no script. São trechos que serão ignorados durante a execução. Utilize para explicar o que está sendo feito e com qual objetivo.

Eles permitem que outras pessoas estejam habilitadas a entender, executar e alterar os seus scripts.

 COMMENT
** Criado por: Daniel Oyama
** Data: 04/12/2019
** Script: Script Padrão
** Objetivo: Testar o controle XYZ
**

Comando SET

O comando SET define parâmetros globais da ferramenta como: formato numérico, padrão de datas, ligar e desligar a geração de logs.

É interessante começar todo script com os seguintes comandos:

SET SAFETY OFF
SET FOLDER /RESULTADOS

O primeiro comando desliga a “segurança” do ACL. Durante a execução ele não irá confirmar se o as arquivos podem ser excluídos, ou sobrescritos. Isso evita que o script pare no meio e fique aguardando alguém responder a pergunta “Este arquivo já existe. Deseja realmente sobrescrever o arquivo?”

O segundo comando, SET FOLDER, cria uma pasta chamada RESULTADOS, e guarda as tabelas geradas dentro desta pasta. Isto é util para organizar o projeto, principalmente quando você tem muitos scripts e muitas tabelas que não podem ser apagadas.

Comando IMPORT

O Comando IMPORT traz as informações externas para dentro do ACL. Ele faz uma cópia dos dados originais para a pasta do projeto ACL. A tabela importada é salva com a extensão “.fil”.

 IMPORT ... NomeDaTabela 

Considerando o arquivo de exemplo TabelaProdutos.csv, com as seguintes linhas:

codigo;produto;categoria;preço
1;"Produto A";"Categoria 1";10,00
2;"Produto B";"Categoria 1";10,00
3;"Produto C";"Categoria 1";10,00
4;"Produto D";"Categoria 2";15,00
5;"Produto E";"Categoria 2";15,00
6;"Produto F";"Categoria 3";18,00
7;"Produto G";"Categoria 3";18,00
8;"Produto H";"Categoria 4";20,00

Após a importação no ACL, o comando ficaria assim:

IMPORT DELIMITED TO TabelaProdutos "TabelaProdutos.fil" FROM "C:\ACL_EXEMPLO\TabelaProdutos.csv" 0 SEPARATOR ";" QUALIFIER '"' CONSECUTIVE STARTLINE 1 KEEPTITLE FIELD "codigo" N AT 1 DEC 0 WID 1 PIC "" AS "" FIELD "produto" C AT 2 DEC 0 WID 9 PIC "" AS "" FIELD "categoria" C AT 11 DEC 0 WID 11 PIC "" AS "" FIELD "preço" N AT 22 DEC 2 WID 5 PIC "" AS "" 

Comando OPEN

O comando OPEN é o início de tudo. Só é possível executar um comando, se antes você abrir uma tabela pré existente (já importada).

 OPEN NomeDaTabela 

Comando DEFINE

O comando DEFINE é utilizado para definir parâmetros no layout da tabela. É possível criar um campo calculado – uma nova coluna baseada nos dados originais. O campo calculado utiliza fórmulas semelhantes ao Excel para tratar o dado original, e transformá-lo, facilitando a análise do auditor.

DEFINE FIELD CC_Campo_Calculado_1 COMPUTED

ALLTRIM(NomeDaColuna)

Comando EXTRACT

O EXTRACT serve para criar uma nova tabela. Depois de filtrar algo, você pode separar esse grupo menor em uma nova tabela, para análise posterior.

OPEN NomeDaTabela

EXTRACT RECORD TO TabelaFiltrada IF CC_Campo_Calculado_1 <> "" OPEN

OPEN TabelaFiltrada

Comando SUMMARIZE

O SUMMARIZE é usado para agrupar linhas por categorias. Tem um efeito semelhante ao GROUP BY se você está familiarizado com a linguagem SQL.

OPEN TabelaFiltrada

SUMMARIZE ON CC_Campo_Calculado_1 TO TabelaSumarizada OPEN PRESORT

Comando EXPORT

O comando EXPORT leva os dados para fora do ACL. Use por exemplo para gerar uma planilha Excel com os resultados do teste.

EXPORT FIELDS ALL XLSX TO PlanilhaResultado WORKSHEET Planilha

Criando um Script Padrão do ACL Analytics

Sugestão de script padrão:

COMMENT
** Criado por: Daniel Oyama
** Data: 04/12/2019
** Script: Script Padrão
** Objetivo: Testar o controle XYZ
**

SET SAFETY OFF
SET FOLDER /RESULTADOS

IMPORT ... NomeDaTabela

OPEN NomeDaTabela

DEFINE FIELD CC_Campo_Calculado_1 COMPUTED ALLTRIM(NomeDaColuna)

EXTRACT RECORD TO TabelaFiltrada IF CC_Campo_Calculado_1 <> "" OPEN

OPEN TabelaFiltrada
SUMMARIZE ON CC_Campo_Calculado_1 TO TabelaSumarizada OPEN PRESORT

OPEN TabelaSumarizada
EXPORT FIELDS ALL XLSX TO PlanilhaResultado WORKSHEET Planilha

Altere os trechos em negrito conforme a sua necessidade.

Dicas

É importante seguir uma padronização ao criar scripts, como em qualquer linguagem de programação:

  • Procure usar identação para facilitar a leitura;
  • Use letras maiúsculas e minúsculas como forma de organização do código: OPEN (upper case), open (lower case), TabelaProdutos (camel case);
  • Crie comentários para relembrar o objetivo de cada trecho;
  • Separe os scripts por assunto, ou por etapa;
  • Use variáveis para coisas que se repetem e podem ser alteradas no futuro;

Scripts ACL agendados no windows podem ser utilizados para a auditoria contínua de riscos e controles. Basta que o script seja estruturado em sequência lógica e padronizada.

Auditoria Contábil: Principais Transações SAP

Auditoria Contábil: Principais Transações do SAP

Auditoria Contábil: você conhece as principais principais transações do sistema SAP? Como consultar lançamentos de uma conta do razão? Quais pagamentos foram realizados para um fornecedor específico? Quais lançamentos para clientes em um determinado período? Como gerar relatórios da contabilidade gerencial?

Já ficou aguardando uma resposta do departamento de Contabilidade porque todos estavam inacessíveis, focados no fechamento contábil?

Alguns relatórios padrão já estão disponíveis se o seu perfil do SAP foi corretamente configurado. Não é necessário solicitar para a Controladoria uma extração de base, se você mesmo pode consultar as informações de que necessita.

Muito comum nas empresas, o sistema SAP é um ERP desenvolvido em 1972 na Alemanha por cinco ex-funcionarios da IBM. Veja abaixo algumas transações úteis na auditoria:

FBL1N – Partidas Individuais da Conta do Fornecedor 

Lançamentos em contas de Fornecedor. Na FBL1N é possível listar lançamentos compensados, ou à compensar para fornecedores. Utilizando os filtros, pode-se verificar um fornecedor específico à partir do código de fornecedor, uma nota fiscal à partir da referência ou todos os lançamentos de um período.

FBL3N – Partidas Individuais da Conta do Razão 

Lançamentos em contas do razão. Conhecendo o plano de contas, é possível listar todas as partidas de uma conta contábil (Aluguéis, Descartes, Ativos…), ou grupo de contas (Receita, Despesa etc..)

FBL5N – Partidas Individuais da Conta do Cliente

Lançamentos em contas de cliente.

FB03 – Exibir Documento Contábil

Exibir documento contábil. Use o número do documento contábil, empresa e ano de exercício para consultar um lançamento específico.

FS10N – Saldo Contábil

Exibir saldo contábil por número de conta, empresa e período.

Como exportar relatórios no SAP?

Há pelo menos duas formas:

  • Exportar relatório: visualizando os dados na própria transação, você pode exportar relatórios em vários formatos: planilha, arquivo texto delimitado e etc..
  • Executar em background: para não onerar o sistema é possível agendar uma tarefa (job) e deixar que o sistema controle a execução. Desta forma, o relatório é gerado na íntegra mesmo que você saia da tela ou o tempo limite de sessão se esgote.

Um conhecimento mais aprofundado de como o SAP estrutura as informações em tabelas, pode permitir outros tipos de extração: SQVI, SE16, transações Z (customizadas em ABAP), conectores específicos para data analytics. Essas formas são especialmente úteis na criação de testes de Auditoria Contínua e automatização de processos (RPA) – quando o volume de dados é muito grande.

As ferramentas de análise de dados estão cada vez mais oferecendo opções de conexão com sistemas ERP como o SAP. A Microsoft por exemplo já disponibiliza uma opção de conexão com o SAP no Power BI do Office 365.

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