Categoria: Auditoria

Microsoft To Do: Organize Tarefas e Ganhe Tempo

Microsoft To Do é um aplicativo do Office 365 para criar listas de tarefas. Ganhe tempo e aprenda a usar esta ferramenta.

Organize as tarefas por prioridade. Saber definir o que fazer primeiro é muito importante. A priorização é fator chave para concluir o que é mais importante primeiro.

As tarefas do Outlook são sincronizadas com o To-Do. Segundo a Microsoft, os dados “são criptografados em trânsito e nos servidores” em datacenters espalhados em todo o mundo.

Na tela principal “Meu Dia” você visualiza o que tem para fazer hoje. Aqui ficam as tarefas urgentes e importantes, por exemplo: uma reunião com fornecedor, finalizar uma apresentação ou enviar um relatório.

Para cada tarefa é possível especificar:

• Descrição;
• Status: pendente ou concluído;
• Data de Conclusão: hoje, amanhã ou data específica;
• Importância: marcar como importante.

Como Decidir o Que Fazer Primeiro?

A matriz de Eisenhower pode ajudá-lo a separar as tarefas por urgência e importância:

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de tomada de decisões criada por Dwight Eisenhower – general do exército americano e ex-presidente dos EUA (1953 – 1961). A matriz possui 4 quadrantes onde devemos alocar as nossas tarefas pendentes, de acordo com 02 dimensões (urgência e importância) combinadas em 04 categorias. Da esquerda para a direita, de cima para baixo:

• Quadrante 1: Importante e não urgente;
• Quadrante 2: Importante e urgente;
• Quadrante 3: não importante e não urgente;
• Quadrante 4: não importante e urgente.

• Quadrante 1: Importante e não urgente – decida quando fazer!
• Quadrante 2: Importante e urgente – faça imediatamente!
• Quadrante 3: não importante e não urgente – deixe para depois!
• Quadrante 4: não importante e urgente – delegue! Transfira a responsabilidade!

O quadrante 3 (nem urgente, nem importante) deve ser deixado para depois: defina uma data de conclusão distante. Deixe no backlog. Um lembrete pode ser útil para acompanhar esta pendência quando surgir um tempo.

O mesmo pode ser feito para o quadrante 1 (importante, mas não é urgente). Mas, é prudente deixar um prazo menor de conclusão. Programe-se a médio prazo.

De acordo com Eisenhower, o que está no quadrante 4 (urgente, mas sem importância) deve ser delegado. No Microsoft To Do é possível atribuir uma tarefa para outra pessoa.

Deixe as tarefas prioritárias no quadrante 2 (importante e urgente). Faça imediatamente!

No Office 365 as informações são integradas na nuvem e podem ser usadas em outros aplicativos como Microsoft Flow, Outlook, Planner, Teams e muitos outros.

Acesse a Ferramenta de organização, baixe o App e acesse pelo celular.

Veja alternativas de outras empresas: Google Keep, Evernote e Trello.

Como Ser Mais Produtivo?

Como ser mais produtivo? Estude! Existem muitas técnicas, teorias, metodologias e até pesquisas científicas sobre produtividade. Este artigo lista 07 coisas para ser mais produtivo, comprovadas pela ciência:

1. Pare de fazer hora extra e aumente a sua produtividade;
2. Não diga “sim” com tanta frequência;
3. Pare de fazer tudo sozinho e permita que outras pessoas te ajudem;
4. Pare de ser perfeccionista;
5. Pare de fazer coisas repetitivas e comece a automatizá-las;
6. Pare de adivinhar e comece a se basear nos dados;
7. Pare de trabalhar e tenha um tempo para fazer “nada” criar:
   • Distância Criativa, o Afastamento Necessário (Mário Sérgio Cortella);
   • Tecnologia, Ocupação e Tédio Ausente (Mário Sérgio Cortella);
   • E Quando a Hora Não é Agora? (Mário Sérgio Cortella);

O que é Cibercultura? É a nova cultura criada, ou o modo de viver que adotamos com a vinda da informatização e tecnologia.

Como a tecnologia está afetando a nossa vida e a nossa relação com o trabalho? Home Office, Everywhere Office, Uberização, User Experience (UX), RPA, Data Driven, self-service data são termos novos para você? Leia mais abaixo!

“Uma coisa é certa: vivemos hoje em uma destas épocas limítrofes na qual toda a antiga ordem das representações e dos saberes oscila para dar lugar a imaginários, modos de conhecimento e estilos de regulação social ainda pouco estabilizados. Vivemos um destes raros momentos em que, a partir de uma nova configuração técnica, quer dizer, de uma nova relação com o cosmos, um novo estilo de humanidade é inventado.”

Pierre Lévy, Cibercultura (p.17)

Com a invenção da escrita o conhecimento começou a ser transmitido de forma mais rápida. Essa velocidade aumentou significativamente com a invenção da impressora e os tipos móveis europeus por Gutenberg.

A impressão acelerou a transmissão e a globalização do conhecimento, que agora pode ser traduzido e impresso em outras línguas bem como ser difundido por todo o mundo.

A informática revolucionou novamente a forma de processar e transmitir informações com mais rapidez e confiabilidade em um novo meio de comunicação: a internet, também chamada de “ciberespaço”.

Pierre Levy e a Cibercultura

O escritor francês Pierre Lévy é filósofo, sociólogo e pesquisador em ciência da informação e da comunicação e estuda o impacto da Internet na sociedade, as humanidades digitais e o virtual.

O autor define “ciberespaço” como “o novo meio de comunicação que surge da interconexão mundial de computadores”. O ciberespaço proporciona, coletivamente, diferentes formas de se comunicar e apresenta potencialidades positivas que devem ser compreendidas visto que alteraram a ecologia de signos com grande impacto na vida social e cultural.

Segundo o autor essa nova condição não terá fim e deve ser entendida e dominada. (LÉVY, 1999, p.17)

A essa mudança cultural decorrente do uso do ciberespaço, designa-se o neologismo “Cibercultura” como:

“conjunto de técnicas (materiais e intelectuais), de práticas, de atitudes, de modos de pensamento e de valores que se desenvolvem juntamente com o crescimento do ciberespaço”.

Pierre Levy, Cibercultura (1999, p.17)

A cibercultura surgiu como resposta do ser humano ao “dilúvio informacional”. O homem mudou suas atitudes, modos de pensamento e de valores. As telecomunicações implicam “o reconhecimento do outro, a aceitação e ajuda mútuas, a cooperação, a associação, a negociação, […]” e diminuem o distanciamento geográfico.

As telecomunicações “estendem de uma ponta à outra do mundo as possibilidade de contato amigável, de transações contratuais, de transmissões do saber, de trocas de conhecimentos, de descoberta pacífica das diferenças”

Pierre Levy, Cibercultura (1999, p.14)

Home Office Everywhere Office

O Home Office tem sido amplamente empregado, sobretudo nas empresas mais jovens como startups, ecommerces, software houses e agencias de publicidade.

Empresas mais tradicionais, porém abertas à inovação, vêm na prática vantagens competitivas na aquisição e retenção de talentos. A economia financeira ocorre dos dois lados: a empresa consome menos recursos de infraestrutura, diminui a ocupação dos prédios administrativos, estacionamentos, refeitórios. O colaborador por sua vez, reduz custos fixos com transporte e alimentação.

A conexão rápida com a internet já é onipresente na maioria das casas e não representa mais um empecilho para a prática. Até locais públicos já fornecem conexões e ambiente propício ao trabalho: everywhere office (escritório ou trabalho em qualquer lugar).

A flexibilização de horários permite passar mais tempo com a família, organizar melhor compromissos pessoais e aumentar a prática de exercícios.

Paradoxalmente há um ganho de produtividade expressivo pois o indivíduo sente confiança por parte do empregador e passa a ser avaliado pela qualidade e cumprimento do prazo das entregas. Além disso há menos interrupções, redução de reuniões desnecessárias e consequentemente maior foco nas tarefas.

Experiência

A valorização da experiência, em lugar da posse tem sido abordada em vários contextos. Minimalismo, a felicidade da organização de Marie Kondo, bullet journal – tudo visa repensar a relação com o ambiente, a volta ao analógico, a nostalgia e o desapego de coisas materiais. Ser é melhor do que ter. Sentir é ainda mais importante do que ser.

O marketing das grandes empresas se apoia na psicologia e na neurociência para atingir o público alvo. A Starbucks não vende café, vende experiências! Uma propaganda recente de máquinas de lavar, fala que está vendendo “máquinas de cuidar”.

Na contramão, falamos de inteligência artificial, RPA e automatização de processos.

Não podemos negar essas mudanças e entende-las permite um convívio mais harmonioso e reduz o conflito de gerações. O livro “As Tecnologias da Inteligência” aborda com maior profundidade como utilizar estas ferramentas.

Você está acompanhando a mudança de pensamentos e comportamentos advindos da Cibercultura nas organizações?

O cúmulo da cegueira é atingido quando as antigas técnicas são declaradas culturais e impregnadas de valores, enquanto as novas são denunciadas como bárbaras e contrárias à vida. Alguém que condena a informática não pensaria nunca em criticar a impressão e menos ainda a escrita.

Pierre Lévy, Cibercultura (1999, p.15)

Veja o artigo A cibercultura e a educação que escrevi como monografia em 2011. Lá destaco os pontos positivos e negativos no uso de ferramentas tecnológicas na educação.