outubro 2019 - Página 2 de 3 - Auditoria Interna, Auditoria Contínua e Data Analytics

Auditoria Contábil: Principais Transações do SAP

Auditoria Contábil: você conhece as principais principais transações do sistema SAP? Como consultar lançamentos de uma conta do razão? Quais pagamentos foram realizados para um fornecedor específico? Quais lançamentos para clientes em um determinado período? Como gerar relatórios da contabilidade gerencial?

Já ficou aguardando uma resposta do departamento de Contabilidade porque todos estavam inacessíveis, focados no fechamento contábil?

Alguns relatórios padrão já estão disponíveis se o seu perfil do SAP foi corretamente configurado. Não é necessário solicitar para a Controladoria uma extração de base, se você mesmo pode consultar as informações de que necessita.

Muito comum nas empresas, o sistema SAP é um ERP desenvolvido em 1972 na Alemanha por cinco ex-funcionarios da IBM. Veja abaixo algumas transações úteis na auditoria:

FBL1N – Partidas Individuais da Conta do Fornecedor

Lançamentos em contas de Fornecedor. Na FBL1N é possível listar lançamentos compensados, ou à compensar para fornecedores. Utilizando os filtros, pode-se verificar um fornecedor específico à partir do código de fornecedor, uma nota fiscal à partir da referência ou todos os lançamentos de um período.

FBL3N – Partidas Individuais da Conta do Razão

Lançamentos em contas do razão. Conhecendo o plano de contas, é possível listar todas as partidas de uma conta contábil (Aluguéis, Descartes, Ativos…), ou grupo de contas (Receita, Despesa etc..)

FBL5N – Partidas Individuais da Conta do Cliente

Lançamentos em contas de cliente.

FB03 – Exibir Documento Contábil

Exibir documento contábil. Use o número do documento contábil, empresa e ano de exercício para consultar um lançamento específico.

FS10N – Saldo Contábil

Exibir saldo contábil por número de conta, empresa e período.

Como exportar relatórios no SAP?

Há pelo menos duas formas:

Exportar relatório: visualizando os dados na própria transação, você pode exportar relatórios em vários formatos: planilha, arquivo texto delimitado e etc..
Executar em background: para não onerar o sistema é possível agendar uma tarefa (job) e deixar que o sistema controle a execução. Desta forma, o relatório é gerado na íntegra mesmo que você saia da tela ou o tempo limite de sessão se esgote.

Um conhecimento mais aprofundado de como o SAP estrutura as informações em tabelas, pode permitir outros tipos de extração: SQVI, SE16, transações Z (customizadas em ABAP), conectores específicos para data analytics. Essas formas são especialmente úteis na criação de testes de Auditoria Contínua e automatização de processos (RPA) – quando o volume de dados é muito grande.

As ferramentas de análise de dados estão cada vez mais oferecendo opções de conexão com sistemas ERP como o SAP. A Microsoft por exemplo já disponibiliza uma opção de conexão com o SAP no Power BI do Office 365.

Microsoft To Do: Organize Tarefas e Ganhe Tempo

Microsoft To Do é um aplicativo do Office 365 para criar listas de tarefas. Ganhe tempo e aprenda a usar esta ferramenta.

Microsoft To Do: Ganhe Tempo e Organize Suas Tarefas

Organize as tarefas por prioridade. Saber definir o que fazer primeiro é muito importante. A priorização é fator chave para concluir o que é mais importante primeiro.

As tarefas do Outlook são sincronizadas com o To-Do. Segundo a Microsoft, os dados “são criptografados em trânsito e nos servidores” em datacenters espalhados em todo o mundo.

Na tela principal “Meu Dia” você visualiza o que tem para fazer hoje. Aqui ficam as tarefas urgentes e importantes, por exemplo: uma reunião com fornecedor, finalizar uma apresentação ou enviar um relatório.

**Microsoft To Do:** Exemplo de Tarefas.

Para cada tarefa é possível especificar:

Descrição;
Status: pendente ou concluído;
Data de Conclusão: hoje, amanhã ou data específica;
Importância: marcar como importante.

**Microsoft To Do:** Opções de Configuração da Tarefa.

Como Decidir o Que Fazer Primeiro?

A matriz de Eisenhower pode ajudá-lo a separar as tarefas por urgência e importância:

**Matriz de Eisenhower**: Importância x Urgência.

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de tomada de decisões criada por Dwight Eisenhower – general do exército americano e ex-presidente dos EUA (1953 – 1961). A matriz possui 4 quadrantes onde devemos alocar as nossas tarefas pendentes, de acordo com 02 dimensões (urgência e importância) combinadas em 04 categorias. Da esquerda para a direita, de cima para baixo:

Quadrante 1: Importante e não urgente;
Quadrante 2: Importante e urgente;
Quadrante 3: não importante e não urgente;
Quadrante 4: não importante e urgente.

**Matriz de Eisenhower:** Decida o Que Fazer Primeiro e o Que Pode Ser Delegado

Quadrante 1: Importante e não urgente – decida quando fazer!
Quadrante 2: Importante e urgente – faça imediatamente!
Quadrante 3: não importante e não urgente – deixe para depois!
Quadrante 4: não importante e urgente – delegue! Transfira a responsabilidade!

O quadrante 3 (nem urgente, nem importante) deve ser deixado para depois: defina uma data de conclusão distante. Deixe no backlog. Um lembrete pode ser útil para acompanhar esta pendência quando surgir um tempo.

O mesmo pode ser feito para o quadrante 1 (importante, mas não é urgente). Mas, é prudente deixar um prazo menor de conclusão. Programe-se a médio prazo.

De acordo com Eisenhower, o que está no quadrante 4 (urgente, mas sem importância) deve ser delegado. No Microsoft To Do é possível atribuir uma tarefa para outra pessoa.

Deixe as tarefas prioritárias no quadrante 2 (importante e urgente). Faça imediatamente!

No Office 365 as informações são integradas na nuvem e podem ser usadas em outros aplicativos como Microsoft Flow, Outlook, Planner, Teams e muitos outros.

Acesse a Ferramenta de organização, baixe o App e acesse pelo celular.

Veja alternativas de outras empresas: Google Keep, Evernote e Trello.

Como Ser Mais Produtivo?

Como ser mais produtivo? Estude! Existem muitas técnicas, teorias, metodologias e até pesquisas científicas sobre produtividade. Este artigo lista 07 coisas para ser mais produtivo, comprovadas pela ciência:

Pare de fazer hora extra e aumente a sua produtividade;
Não diga “sim” com tanta frequência;
Pare de fazer tudo sozinho e permita que outras pessoas te ajudem;
Pare de ser perfeccionista;
Pare de fazer coisas repetitivas e comece a automatizá-las;
Pare de adivinhar e comece a se basear nos dados;
Pare de trabalhar e tenha um tempo para ~~fazer “nada”~~ criar:
- Distância Criativa, o Afastamento Necessário (Mário Sérgio Cortella);
- Tecnologia, Ocupação e Tédio Ausente (Mário Sérgio Cortella);
- E Quando a Hora Não é Agora? (Mário Sérgio Cortella);