Microsoft To Do: Organize Tarefas e Ganhe Tempo
Microsoft To Do é um aplicativo do Office 365 para criar listas de tarefas. Ganhe tempo e aprenda a usar esta ferramenta.
Organize as tarefas por prioridade. Saber definir o que fazer primeiro é muito importante. A priorização é fator chave para concluir o que é mais importante primeiro.
As tarefas do Outlook são sincronizadas com o To-Do. Segundo a Microsoft, os dados “são criptografados em trânsito e nos servidores” em datacenters espalhados em todo o mundo.
Na tela principal “Meu Dia” você visualiza o que tem para fazer hoje. Aqui ficam as tarefas urgentes e importantes, por exemplo: uma reunião com fornecedor, finalizar uma apresentação ou enviar um relatório.
Para cada tarefa é possível especificar:
- Descrição;
- Status: pendente ou concluído;
- Data de Conclusão: hoje, amanhã ou data específica;
- Importância: marcar como importante.
Como Decidir o Que Fazer Primeiro?
A matriz de Eisenhower pode ajudá-lo a separar as tarefas por urgência e importância:
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de tomada de decisões criada por Dwight Eisenhower – general do exército americano e ex-presidente dos EUA (1953 – 1961). A matriz possui 4 quadrantes onde devemos alocar as nossas tarefas pendentes, de acordo com 02 dimensões (urgência e importância) combinadas em 04 categorias. Da esquerda para a direita, de cima para baixo:
- Quadrante 1: Importante e não urgente;
- Quadrante 2: Importante e urgente;
- Quadrante 3: não importante e não urgente;
- Quadrante 4: não importante e urgente.
- Quadrante 1: Importante e não urgente – decida quando fazer!
- Quadrante 2: Importante e urgente – faça imediatamente!
- Quadrante 3: não importante e não urgente – deixe para depois!
- Quadrante 4: não importante e urgente – delegue! Transfira a responsabilidade!
O quadrante 3 (nem urgente, nem importante) deve ser deixado para depois: defina uma data de conclusão distante. Deixe no backlog. Um lembrete pode ser útil para acompanhar esta pendência quando surgir um tempo.
O mesmo pode ser feito para o quadrante 1 (importante, mas não é urgente). Mas, é prudente deixar um prazo menor de conclusão. Programe-se a médio prazo.
De acordo com Eisenhower, o que está no quadrante 4 (urgente, mas sem importância) deve ser delegado. No Microsoft To Do é possível atribuir uma tarefa para outra pessoa.
Deixe as tarefas prioritárias no quadrante 2 (importante e urgente). Faça imediatamente!
No Office 365 as informações são integradas na nuvem e podem ser usadas em outros aplicativos como Microsoft Flow, Outlook, Planner, Teams e muitos outros.
Acesse a Ferramenta de organização, baixe o App e acesse pelo celular.
Veja alternativas de outras empresas: Google Keep, Evernote e Trello.
Como Ser Mais Produtivo?
Como ser mais produtivo? Estude! Existem muitas técnicas, teorias, metodologias e até pesquisas científicas sobre produtividade. Este artigo lista 07 coisas para ser mais produtivo, comprovadas pela ciência:
- Pare de fazer hora extra e aumente a sua produtividade;
- Não diga “sim” com tanta frequência;
- Pare de fazer tudo sozinho e permita que outras pessoas te ajudem;
- Pare de ser perfeccionista;
- Pare de fazer coisas repetitivas e comece a automatizá-las;
- Pare de adivinhar e comece a se basear nos dados;
- Pare de trabalhar e tenha um tempo para
fazer “nada”criar:- Distância Criativa, o Afastamento Necessário (Mário Sérgio Cortella);
- Tecnologia, Ocupação e Tédio Ausente (Mário Sérgio Cortella);
- E Quando a Hora Não é Agora? (Mário Sérgio Cortella);